Un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) asegura que, si hubiera tres días sin reuniones a la semana, la productividad de la empresa aumentaría un 73 por ciento, además, esta reducción también tendría un efecto muy positivo en la salud mental de la plantilla, ya que el estrés se reduciría 57 por ciento.

Al respecto, el profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), Manel Fernández Jaria, señala que la relación entre las reuniones digitales y la disminución del estrés tiene mucho sentido.

"En este tipo de encuentros virtuales existe una concentración mayor en el tema que se está tratando, y son menos importantes los aspectos complementarios, como la posición, la ropa, los elementos accesorios, los saludos al inicio, etc. El lenguaje no verbal es menos relevante en las reuniones en línea, y eso puede contribuir a reducir los niveles de estrés que provoca la presencialidad", sostiene.

En el blog de la institución, el experto defiende la virtualidad de las reuniones por varias razones: se concreta mucho más el objetivo, se escucha con mayor atención, se respetan los turnos de palabra y escucha, y se reducen las interrupciones.

Más allá de la conveniencia de las reuniones virtuales o presenciales, de su efectividad y de sus efectos específicos, "lo importante es que sean realmente necesarias y que su formato sea el más adecuado para el fin perseguido", afirma Eva Rimbau Gilabert, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC.

Tanto el profesor Fernández Jaria como la profesora Rimbau coinciden en la importancia de presentar el orden del día de cualquier reunión con suficiente antelación.

Además, la experta enumera una serie de medidas que considera conveniente tener en cuenta a la hora de preparar un encuentro entre profesionales:

• Comenzar las reuniones con puntualidad, incluso aunque no estén todos los participantes (no hay que premiar la falta de puntualidad).
• Seguir el orden del día y asegurarse de que hay acuerdos o tareas asignadas en relación con cada punto.
• Ajustar la duración a los objetivos perseguidos. También se debe evitar que sea demasiado larga.
• Mantener el número de asistentes lo más bajo posible. Incluir solamente a las personas cuyo conocimiento sea realmente necesario.
• Promover activamente la participación de todos los asistentes, en especial los que asisten en remoto en una reunión híbrida.
• Evitar las distracciones y la multitarea durante las reuniones.
• Utilizar la tecnología necesaria, especialmente si se combinan asistentes presenciales y virtuales, ya que es importante asegurarse de que estos últimos escuchan y ven todo lo que ocurre y pueden participar sin dificultades.

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