El rol de un participante en una sesión informativa es todo menos pasivo, algo poco considerado por la mayoría de las personas y un tema importante ante el incremento de sesiones masivas remotas en las industrias.

Descubrimos que es posible reunir a 300 o más colaboradores en una sesión virtual, compartirles información y dar por hecho que se desconectan alineados, convencidos y preparados para dar seguimiento a lo dispuesto. La realidad en múltiples ocasiones indica que no es así. 

Para que estas sesiones sean efectivas, es recomendable considerar y cuidar algunos aspectos en su diseño:

Alcance

• Si una sesión solo es informativa, quizá valga la pena sustituirla por un correo electrónico.
• Considerar su expectativa, con un llamado a la acción claro y contundente. El seguimiento obvio para el realizador puede no serlo para el asistente. ¿Qué esperamos? Algunos ejemplos: que las personas informen a sus equipos, adaptación de los procesos bajo su responsabilidad, responder a preguntas, retroalimentación. Sin una indicación clara, es probable que se desperdicie el tiempo de todas y todos. 

Participantes

• Las sesiones masivas generan la impresión de que entre más gente se conecte es mejor, porque no cuesta más. Esto es una ilusión: para saber el costo real de la sesión, hay que sumar el tiempo invertido y multiplicarlo por el salario promedio por hora de los participantes. El monto será seguramente sorprendente. Otro problema: cuando más roles se mezclan, más difícil es personalizar el mensaje y clarificar el alcance para cada uno.

Interacción

• Si se espera una sesión dinámica interactiva, es importante diseñar los medios y los momentos. En sesiones con más de 50 personas, la regla debería ser no usar los micrófonos, pues se anula el control del tiempo (no es raro que quien toma el micrófono dé primero una cátedra de cinco minutos antes de hacer la pregunta o comentario). En cambio, usar una liga donde las personas puedan escribir sus comentarios funciona muy bien, y preferentemente si se identifican para generar seguimientos posteriores a la sesión. En sesiones menores a 50 personas suele haber un público bastante homogéneo, lo que pudiera hacer que el valor de la contextualización de la pregunta supere el costo del tiempo invertido al hacerla.

Elección de los temas

• Cuando las reuniones masivas son recurrentes, llegarán peticiones de varias áreas de la organización para “aprovecharlas”. El primer interés será aquel que defina la convocatoria, y no es conveniente mezclar temas o perder el enfoque. No es tarea fácil y hará que el organizador gane impopularidad entre sus pares; sin embargo, esto es indispensable para la relevancia de la reunión. Aquí también es importante mencionar que estas sesiones pudieran tener fecha de caducidad. Si el alcance establecido ya no contiene temas, es preferible cancelar estas sesiones y resistir a la tentación de utilizarlas para otros objetivos sin avisar a los participantes.

Una vez que los aspectos anteriores han sido considerados por quien organiza las reuniones, y sólo entonces, se puede exigir un rol activo a quienes participan. Uno de los principales obstáculos para lo anterior, si no es que el más importante, es que los participantes no ejecuten multitareas; es muy grande la tentación de ponerse a contestar correos cuando alguien está atendiendo una sesión remota, sobre todo ante la ilusión de que es posible hacer ambas cosas.

Lograr que la información sea apropiada, con los puntos antes enlistados, resulta fundamental. Un participante tiene que asumir la responsabilidad de comunicar, contextualizar y actuar de acuerdo con lo que sucedió en la sesión, incluso cuando pudiera parecer que alguno de los temas abordados “no le toca” (si diseñaste adecuadamente el primer punto, alcance, sin duda le toca). Puede ser que no exista una acción concreta esperada para cierto participante, pero es fundamental que escuche, empatice y conozca los retos de las demás áreas. Las organizaciones son sistemas: mueves una pieza e impactas mucho más que un área específica.

También, es muy importante considerar que es prácticamente imposible una sesión masiva con asistencia síncrona total. Una responsabilidad que debe estar clara es que faltar a una sesión implica el compromiso de ver la grabación, revisar la minuta o por lo menos solicitar los principales puntos a alguien que sí pudo asistir.

Finalmente, generar impactos a través del trabajo colaborativo es únicamente posible si incentivamos en nuestros equipos y al interior de las organizaciones la capacidad de tener reglas claras y contundentes que permitan alinear los contextos y las expectativas y coordinar las acciones. Con la atención a detalles simples y al mismo tiempo relevantes, podemos evitar el sentimiento de que esta reunión podría haber sido un correo electrónico.

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